CILEGON, INST-Media.id – Pengelolaan arsip Pemkot Cilegon terus diperketat dengan pengawasan yang menyasar seluruh OPD, kecamatan hingga kelurahan untuk memastikan dokumen pemerintahan tertata dan mudah ditemukan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Cilegon secara rutin memberikan pembinaan dan pendampingan kepada OPD, DPRD dan BUMD dalam membangun budaya tertib arsip.
Kepala DPK Kota Cilegon Ismatullah mengatakan arsip memiliki peran penting karena menjadi rekam jejak sebuah institusi.
“Arsip adalah memori institusi. Dengan arsip yang tertata dengan baik, tidak hanya menjaga akuntabilitas dan sejarah pemerintahan, tetapi juga mempercepat proses pencarian data,” kata Ismatullah.
Pengelolaan tersebut mencakup arsip dinamis, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip aktif, inaktif dan arsip vital.
DPK juga menangani arsip statis yang memiliki nilai sejarah atau bersifat permanen, termasuk penyelamatan, pelestarian dan penyediaan akses.
Selain itu, penyusutan arsip dilakukan melalui penilaian, pemindahan arsip inaktif hingga pemusnahan dokumen yang telah melewati masa retensi berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Pengawasan kearsipan mencakup seluruh OPD, kecamatan dan kelurahan. Pegawai juga didorong mengikuti pelatihan dan memanfaatkan aplikasi arsip digital seperti SRIKANDI.
Program tersebut mengacu pada empat pilar kearsipan nasional, yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip. *(RED).
